Ein traditionsreiches Unternehmen mit exklusiven Werten
Das hier vorgestellte Unternehmen ist seit mehreren Generationen ein Synonym für erstklassigen Diamantschmuck und exzellenten Kundenservice. Das Angebot reicht von funkelnden Diamanten, edlen Farbsteinen und echten Perlen bis hin zu luxuriösem Schmuck, der höchsten Ansprüchen gerecht wird. Das Unternehmen setzt auf Premium-Qualität und langfristige strategische Kundenbindung, um bleibende Werte zu schaffen.
Digitale Transformation als Teil der Unternehmensstrategie
Das Geschäft ist sehr traditionell und durch analoge Abläufe geprägt. Um auch in Zukunft den hohen Ansprüchen der Kunden gerecht zu werden, setzt die neue Generation im Unternehmen auf ganzheitlich digitale Lösungen und Prozesse.
Ein besonderer Fokus liegt auf der digitalen Optimierung der internen Bestell- und Verwaltungsprozesse in den über ganz Deutschland verteilten eigenen Shop-in-Shop Filialen, um die Effizienz und Servicequalität der Verkaufsberater vor Ort weiter zu steigern.
Die Herausforderung vor der Implementierung
Die manuelle und wenig digitalisierte Verwaltung der Bestellungen und Reparaturaufträge waren bislang zeitaufwändig, fehleranfällig und ineffizient. Dies führte zu unnötigen Verzögerungen und beeinträchtigte den Workflow.
Die Terminplanung der Filialen für Kundengespräch eerfolgte ebenfalls manuell und wenig standardisiert. Kundendaten wurden nicht oder nur in analogen Karteikästen individuell je Filiale erfasst.
Zudem gab es kein zentrales Kommunikationssystem zur Abstimmung zwischen den Filialen und der Servicezentrale. Die Kommunikation erfolgte vorwiegend über Telefon, Fax und/ oder E-Mail. Sortimentsunterlagen mit den Produktdetails wurden den Filialen nur als PDF-Unterlagen zur Verfügung gestellt.
Die smarte Lösung von SmartStore
Yevgen Kysil, Geschäftsführer von KOOMBA, ein Partner von SmartStore, hat eine umfassende B2B-Lösung entwickelt, die den internen Ablauf des Unternehmens revolutioniert. Diese maßgeschneiderte Lösung auf Basis des Smartstore-Commerce-Systems bringt zahlreiche Vorteile:
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Digitaler Sortimentskatalog verfügbar für alle Mitarbeiter und Kunden
Es wurden alle verfügbaren Schmuckstücke der Kollektion mit Foto und den notwendigen Produktdetails erfasst und angelegt. Zukünftig können Mitarbeiter und Kunden sich jederzeit über das komplette Produktangebot online informieren. Alle Artikeldaten sind dank zentralseitiger Pflege immer aktuell. Veraltete Sortimentsunterlagen können vernichtet werden.
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Terminvereinbarungssystem
Kunden können nun selber über die Webseite bequem Termine für ihre Schmuckberatung oder Serviceleistung buchen. Mitarbeiter können das Terminplanungstool nutzen, um die Abholungen von Kundenbestellungen und Reparaturaufträgen besser zu organisieren.Die dynamische Zeitslot-Funktion zeigt flexibel verfügbare Zeiten an, und eine interaktive Karte hilft bei der Auswahl der gewünschten Filiale.
Jede Filiale kann spezifische Öffnungszeiten und Dienstleistungen individuell anpassen, was eine perfekte Anpassung an die lokalen Bedürfnisse und Gegebenheiten ermöglicht.
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Integrierte Kalender- und Kommunikationslösung
Das System synchronisiert alle Kalender der Mitarbeiter, sodass die Termine zentral eingesehen werden können. Filialleitungen und zuständige Mitarbeiter erhalten Termineinladungen per Microsoft Outlook oder Google und können diese direkt bestätigen.Kunden bekommen E-Mail-Benachrichtigungen, die es ihnen ermöglichen, Termine zu bestätigen oder abzusagen. Diese Lösung stellt sicher, dass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind und die interne Kommunikation papier- und reibungslos verläuft.
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Individuelle Filialkonfiguration
Die Lösung bietet eine frei konfigurierbare Service- und Terminverwaltung. Filialen können verschiedene Terminarten wie Beratung, Anprobe oder Abholung festlegen und die Dauer sowie Zwischenzeiten individuell anpassen. Icons, Farben und Beschreibungen können ebenfalls angepasst werden, was eine flexibel und effiziente Verwaltung der Termine ermöglicht. -
Nahtlose ERP-Integration
Kunden und Produktdaten werden automatisch in das bestehende ERP-System übernommen. Dies reduziert den administrativen Aufwand und erhöht die Datenintegrität. Bestelldetails und Kundeninformationen werden in Echtzeit synchronisiert, was eine effiziente Auftragsabwicklung sicherstellt. -
Produktbezogene Terminvereinbarung
Potentielle Kunden können spezifische Schmuckstücke im Smartstore-Shopsystem auswählen, für die sie einen Beratungstermin wünschen. Diese Funktion verbessert erheblich den Verkaufsprozess, da die Verkaufsberater bereits vor dem Termin alle relevanten Informationen haben und sich gezielt auf die Wünsche der Kunden vorbereiten können. -
Komplexe Bestell- und Kommunikationsprozesse
Die Lösung kommt mit einem umfassenden Bestellformular, welches programmierungsfrei nach den spezifischen Anforderungen des Unternehmens konfiguriert werden kann. Pflichtfelder, Dropdown-Menüs und Textfelder können flexibel angepasst werden.Nach Abschluss einer Bestellung werden alle Details erfasst und in einer chronologischen Auftragsübersicht angezeigt. Das integrierte Kommunikationsmodul ermöglicht es, Nachrichten und Statusupdates zu Bestellungen direkt im System zu verfolgen, was die Abstimmung zwischen Filialen und Servicezentrale erheblich erleichtert.
Ziele und Ergebnisse
Ziele der Implementierung
Das Unternehmen definierte drei Hauptziele bei der Einführung der neuenLösung:
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Effizienzsteigerung der internen Prozesse
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Steigerung der Verkaufsergebnisse durch höhere Kundenzufriedenheit
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Optimierung der Kommunikation zwischen Filialen und Zentrale
Ergebnisse nach der Implementierung
Jedes dieser Ziele wurde erfolgreich erreicht:
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Effizienzsteigerung der internen Prozesse
Die Bestell- und Verwaltungsprozesse wurden erheblich beschleunigt, wodurch die Filialleitungen nun ihre Aufgaben effektiv verwalten können. Dies führte zu einer deutlichen Zeitersparnis und einer erheblichen Reduzierung der Fehlerquote nach Beratungen. -
Steigerung der Verkaufsergebnisse durch verbesserte Kundenzufriedenheit
Kunden nehmen in einem traditionellen Umfeld den Schmuckhersteller als modernen leistungsstarken Anbieter wahr, der schnell und flexibel auf Kundenbedürfnisse eingehen kann. Individuelle Kundenwünsche können professionell und zügig bearbeitet werden.Mit den neuen digitalen Features wie Onlineterminvereinbarung und persönlicher Vorauswahl von favorisierten Schmuckstücken spricht der Schmuckproduzent auch neue, vornehmlich jüngere Kundengruppen an und verbessert deutlich die Kundenerfahrung. Kunden erleben positiv die höhere Flexibilität und die personalisierte auf sie abgestimmte Beratungsqualität.
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Optimierung der Kommunikation zwischen Filialen und Zentrale
Das integrierte Kommunikationssystem stellt sicher, dass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind. Dies verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Kollegen in den Filialen und in der Servicezentrale sowie die Effizienz der internen Prozesse erheblich.Der manuelle und fehleranfällige Aufwand von Telefonaten und handschriftlich ausgefüllten Bestellformularen kann auf ein Minimum reduziert werden.
Erkenntnisse und zukünftige Entwicklungen
Die Implementierung der B2B-Lösung zeigt eindrucksvoll, wie auch in einem traditionellen Umfeld digitale Lösungen interne Prozesse optimieren und die Verkaufsergebnisse durch eine verbesserte Kundenzufriedenheit steigern können.
Das Unternehmen konnte seine Effizienz erheblich steigern und bietet nun einen noch besseren Kundenservice. Zukünftige Weiterentwicklungen könnten zusätzliche Funktionen wie erweiterte Analyse- und Berichtstools umfassen, um die Geschäftsprozesse weiter zu optimieren.
Haben Sie ähnliche Anforderungen? Möchten Sie Ihre Verkaufsprozesse digital aufwerten? Benötigen Sie eine attraktive Online-Terminvereinbarung? Das alles ist direkt möglich, alle diese Features können auf einfache Weise auf Ihre Anforderungen zugeschnitten und Ihrem Smartstore-System hinzugefügt werden.
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Sie erreichen uns über das Kontaktformular, per E-Mail unter info@smartstore.com oder telefonisch von Montag bis Freitag zwischen 10 und 16 Uhr unter +4923153350.
Kontakt: KOOMBA UG
Yevgen Kysil
Mobile: +49 171 82 42 102
Email: yevgen@koomba.eu
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