Plug-in: EventFlow – vom Ticket zur Erlebnisarchitektur in Veranstaltungsformaten

Warum EventFlow und Smart Venue nur gemeinsam funktionieren

In der Praxis moderner Veranstaltungsformate zeigt sich ein wiederkehrendes Muster: Während einzelne digitale Tools und Technologien in der Regel gut funktionieren und ihre spezifischen Aufgaben effizient erfüllen, treten Probleme häufig im Gesamtprozess auf. Diese Schwierigkeiten entstehen, weil die Integration der verschiedenen Werkzeuge oft unzureichend ist. Folglich leidet die Effektivität der gesamten Veranstaltung darunter, da einzelne Systeme oder Anwendungen möglicherweise nicht nahtlos zusammenarbeiten. Dies kann dazu führen, dass Teilnehmer und Organisatoren gleichermaßen Frustration erleben, wenn sie versuchen, die unterschiedlichen Teile der Veranstaltungserfahrung zu koordinieren und zu einem schlüssigen Ganzen zu verbinden.

Ticketing, Einlass, Bezahlung, Content, Besucherführung und Nachbereitung werden häufig in isolierten Systemen gedacht. Das Ergebnis sind Medienbrüche, manuelle Workarounds und eine geringe Steuerbarkeit. Genau an diesem Punkt wird klar, warum EventFlow und das Smart Venue Template nicht unabhängig voneinander betrachtet werden dürfen.

Beide Systeme lösen unterschiedliche Ebenen – und sind genau deshalb voneinander abhängig.

1. Zwei Systeme, zwei Ebenen – ein Ziel

EventFlow: Prozess- und Zustandslogik

EventFlow ist ein unverzichtbares Werkzeug, das das operative Rückgrat des Eventmanagements in der leistungsstarken Smartstore-Plattform bildet und eine effiziente Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen ermöglicht:

• Definition von Events (Zeit, Ort, Kapazität, Typ)

• Verknüpfung mit Produkten (Tickets)

• Vorverkauf von Guthaben (Wallet)

• Erzeugung und Verwaltung individueller Ticketcodes (QR)

• Gästelisten, Check-in-Status, Erinnerungsmails

• Nachverfolgbare Zustände vor, während und nach dem Event

EventFlow beantwortet konsequent die Frage:
„Was darf wann von wem genutzt werden?“

Was EventFlow bewusst nicht tut:

• Besucher führen

• Kontexte erklären

• Erlebnisse orchestrieren

• Interaktionen visuell oder narrativ strukturieren

Smart Venue Template: Erlebnis-, Kontext- und Steuerungsebene

Das Smart Venue Template stellt nicht nur ein bloßes Template dar, es fungiert nicht als klassische Vorlage, sondern bietet vielmehr eine umfassende prozessuale Struktur, die oberhalb der üblichen Eventlogik angesiedelt ist. Der zentrale Fokus dieses Templates liegt auf den folgenden Aspekten:

• dynamischem Storytelling statt statischer Seiten

• kontextabhängiger Ausspielung von Inhalten

• Besucherführung entlang realer Ereignisse

• Verknüpfung von Content, Interaktion und Transaktion

Das Smart Venue Template beantwortet die andere, ebenso zentrale Frage: „Was sieht, erlebt und tut der Besucher – in genau diesem Moment?“

2. Die Abhängigkeit: Warum eines ohne das andere nicht skaliert

EventFlow ohne Smart Venue

Ein sauberer Backend-Prozess ohne eine gut durchdachte und effektive Frontend-Struktur kann zu verschiedenen Herausforderungen und Ineffizienzen führen, die die Benutzererfahrung negativ beeinflussen. Ein Vorderend-Design, das nicht optimal gestaltet oder integriert ist, kann die Leistungsfähigkeit des Backends einschränken und die gewünschten Ergebnisse nicht liefern. Eine harmonische Abstimmung zwischen Frontend und Backend ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Prozesse reibungslos ablaufen und den Benutzern einen nahtlosen Zugang zu den gewünschten Funktionen und Informationen bieten:

• isolierten Eventseiten ohne Narrativ

• Ticketkauf ohne dramaturgische Einbettung

• funktionalem, aber emotionslosem Zugang

• geringer Konversions- und Interaktionsrate

Kurz: EventFlow funktioniert – aber nur technisch.

Smart Venue ohne EventFlow-Plug-in

Umgekehrt gilt ebenso:

• Storytelling ohne belastbare Prozessdaten bleibt oberflächlich

• Interaktionen ohne Zustandslogik sind nicht steuerbar

• Personalisierung ohne Ticket-, Zeit- und Statusinformationen ist Zufall

Kurz: Smart Venue wirkt – aber ohne Substanz.

3. Der integrierte Workflow: Vom Besucher zum Teilnehmer

Erst wenn alle Elemente und Akteure zusammenwirken, entsteht ein harmonischer, geschlossener Prozess, der effektiv und effizient ist. Darüber hinaus kommen selbstverständlich weitere von unserer Software entwickelte Workflows, Prozesse oder Module zum Einsatz, die dem Ganzen eine völlig neue Note verleihen:

1. EventFlow definiert Events, Kapazitäten, Zugangslogik

2. Smart Venue Template inszeniert das Event als Erlebnispfad
   (Vorfreude → Information → Buchung → Teilnahme → Nachwirkung)

3. Ticketkauf erzeugt Zustände, keine statischen Bestätigungen

4. QR-, NFC- oder Wallet-basierte Interaktionen greifen auf dieselbe Logik zu

5. Check-in, Flex-POS, SoftPOS, und Wallet sind keine Einzellösungen, sondern Teil eines Systems

6. Nach dem Event bleibt der Besucher adressierbar, analysierbar und wiederverwendbar

Das Event wird damit nicht nur durchgeführt, sondern betrieben.

4. Smart Venue + EventFlow + Wallet: Die operative Konsequenz

Das Smart Venue Template bildet zugleich die strukturelle Basis für Smartstore Wallet. Dieses Template ermöglicht es, eine nahtlose und effiziente Infrastruktur zu schaffen, die speziell auf die Anforderungen moderner, digitaler Handelsplattformen zugeschnitten ist. Es integriert verschiedene Funktionen und Technologien, um Benutzern und Entwicklern gleichermaßen eine optimale Umgebung zu bieten:

• ein zentrales Besucher- und Guthabenkonto

• Verbindung von Ticket, Zutritt, Zahlung, Vergünstigung und Loyalty

• konsistente Abrechnung, Reporting und Rückerstattung

EventFlow liefert dabei die zeitliche und logische Ordnung, Smart Venue die situative und narrative Steuerung.

Ohne EventFlow wüsste das Wallet nicht wann etwas gilt. Ohne Smart Venue wüsste der Besucher nicht warum er handelt.

5. Kritische Einordnung: Kein Template, kein Plug-in – ein Paradigmenwechsel

Der zentrale Denkfehler, den viele Eventplattformen begehen, liegt im sogenannten Werkzeugdenken:

„Wir brauchen ein Ticket-Tool“ oder „Wir brauchen ein neues Theme“

Beides greift zu kurz.

• EventFlow ist kein Ticket-Tool, sondern eine Zustandsmaschine.

• Smart Venue ist kein Theme, sondern eine Erlebnis- und Steuerungslogik.

Erst zusammen entsteht ein System, das:

• skalierbar,

• wiederholbar,

• analysierbar

• und wirtschaftlich betreibbar ist.

6. Dynamisierung durch modulare Erweiterungen: SmartPWA als operative Schnittstelle

Der beschriebene Prozess ist bewusst offen und modular angelegt. Seine eigentliche Stärke entfaltet das System jedoch erst dann, wenn zusätzliche Module gezielt eingebunden werden, um die Interaktionsebene weiter zu verdichten und Medienbrüche konsequent zu vermeiden.

Ein zentrales Beispiel hierfür ist das SmartPWA-Plug-in. Obwohl sich der Blogbeitrag sehr spezifisch auf den Lebensmittelbereich konzentriert, ist die technische Umsetzung auf alle Branchen übertragbar. Es handelt sich um Prozesse, die über das Handy nutzbar sind, ohne dass eine native App erforderlich ist.

SmartPWA fungiert als progressive Weboberfläche, über die sämtliche relevanten Prozesse direkt auf dem Smartphone abgebildet werden – ohne App-Store, ohne Installation, ohne technologische Einstiegshürden. Damit wird das Smartphone nicht nur zum Anzeigegerät, sondern zur primären Bedien- und Interaktionsschicht des gesamten Venue-Systems.

Für Veranstalter bedeutet das:

• mobiles Management von Check-in-, Einlass- und Statusprozessen

• Nutzung bestehender Endgeräte statt spezieller Hardware

• Echtzeit-Zugriff auf EventFlow-Zustände und Smart-Venue-Kontexte

• flexible Skalierung vom kleinen Event bis zur komplexen Venue-Struktur

Der Veranstalter agiert damit nicht mehr an einem stationären Backend, sondern im System selbst.

Für Endkunden bedeutet das:

• Zugriff auf Tickets, Informationen und Interaktionen über einen einfachen Link

• Ein eigener MyAccount ist verfügbar

• Nutzung von QR-, Wallet- oder NFC-Funktionen direkt im Browser

• kontextabhängige Inhalte in Echtzeit (vor, während und nach dem Event)

• keine Abhängigkeit von App-Installationen oder Updates

Der Besucher bewegt sich dadurch reibungslos entlang des gesamten Erlebnispfades, ohne jemals das System zu verlassen.

Systemische Einordnung

SmartPWA ist weder Ersatz für EventFlow noch für das Smart Venue Template. Es ist die operative Oberfläche, die beide Ebenen zusammenführt:

• EventFlow liefert die Zustände und Berechtigungen

• Smart Venue definiert Kontext und Dramaturgie

• SmartPWA macht beides mobil, unmittelbar und handhabbar

Damit wird der Gesamtprozess nicht nur digital abgebildet, sondern praktisch nutzbar – genau dort, wo Entscheidungen getroffen und Handlungen ausgeführt werden: direkt vor Ort, direkt am Endgerät.

7. Operative Belastbarkeit: Kasseninfrastruktur als kritischer Erfolgsfaktor

Je komplexer ein Veranstaltungssystem wird, desto klarer zeigt sich eine oft unterschätzte Wahrheit: Ohne robuste, kassenbasierte Technologie scheitert selbst die beste Prozesslogik im operativen Betrieb.

Während EventFlow, Smart Venue und SmartPWA Zustände, Kontexte und Interaktionen definieren, braucht es auf Veranstalterseite ein System, das diese Logik unter realen Bedingungen zuverlässig ausführt – unter Zeitdruck, bei Lastspitzen, offlinefähig und ohne Prozessunterbrechung.

Genau an dieser Stelle setzt die nächste Ausbaustufe des Systems an.

Flex-POS Template: Individualisierte Kassenlogik statt Standard-Oberfläche

Mit dem Flex-POS Template wurde ein Plug-in entwickelt, das eine vollständig individualisierbare Kassenoberfläche für Veranstaltungen bereitstellt. Anders als klassische Kassensysteme folgt diese Oberfläche nicht einem generischen Verkaufsmodell, sondern der spezifischen Logik des jeweiligen Events.

Konkret bedeutet das:

• an EventFlow-Zustände angepasste Bedienoberflächen

• dynamische Produkte, Preise und Berechtigungen je nach Eventphase

• Reduktion der Kassenbedienung auf das absolut Notwendige

• Minimierung von Fehlerquellen bei hohem Durchsatz

Die Kasse wird damit nicht als Verkaufsgerät verstanden, sondern als prozesskritisches Steuerungsinstrument innerhalb der Veranstaltung.

Hardware-Abstraktion: Skalierbarkeit nur mit professionellen Kassengeräten

Ein weiterer entscheidender Punkt ist die Hardware-Unabhängigkeit. Um Veranstaltungen unterschiedlichster Größenordnungen abbilden zu können, ist der Zugriff auf verschiedene professionelle Kassengeräte zwingend erforderlich – vom mobilen Handheld bis zum stationären Terminal.

Aus diesem Grund erfolgt die Hardware-Anbindung in Zusammenarbeit mit SUNMI, einem der international führenden Anbieter von kassenbasierter Event- und Retail-Hardware.

SUNMI ist unter anderem Hauptlieferant für großskalige Plattformen wie Lieferando und steht für:

• industriebewährte POS-Hardware

• hohe Ausfallsicherheit im Dauerbetrieb

• skalierbare Geräteklassen für unterschiedliche Einsatzszenarien

• internationale Verfügbarkeit und Supportstrukturen

Durch die Integration dieser Hardware entsteht ein System, das nicht nur konzeptionell schlüssig, sondern auch physisch belastbar ist.

Systemische Konsequenz

Flex-POS Template und SUNMI-Hardware schließen die letzte operative Lücke:

• EventFlow definiert, was verkauft werden darf

• Smart Venue erklärt, warum es relevant ist

• SmartPWA ermöglicht die mobile Interaktion

• Flex-POS + Hardware sorgen dafür, dass der Prozess real funktioniert

Damit wird deutlich: Ein Venue-System ist erst dann vollständig, wenn Backend-Logik, Erlebnissteuerung und Kassentechnologie als gleichwertige Teile eines Gesamtsystems gedacht werden.

Ohne diese Ebene bleibt Digitalisierung theoretisch. Mit ihr wird sie betreibbar.

8. Zahlungslogik als strategischer Hebel: Tap-to-Pay und Wallet als Systemkern

Ein Aspekt, der bei der Skalierung von Veranstaltungen auf ein wirklich hohes Niveau oft unterschätzt wird, ist die Zahlungsmethode selbst. Dabei ist sie nicht nur ein operativer Vorgang, sondern ein zentrales Gestaltungselement des gesamten Erlebnisses.

Aus diesem Grund setzt das System konsequent auf das Tap-to-Pay-Prinzip. Moderne, kontaktlose Zahlungsverfahren ermöglichen es, Zahlungen ortsunabhängig, flexibel und softwarebasiert abzuwickeln – ohne zwingend auf klassische Hardware-Zahlungsterminals angewiesen zu sein.

Tap-to-Pay erlaubt:

• Zahlungen direkt über mobile Endgeräte

• flexible Einsatzorte innerhalb der Venue

• geringere Hardware-Komplexität

• nahtlose Integration in bestehende Prozesslogiken

In Kombination mit gängigen Verfahren wie Apple Pay oder Google Pay wird der Bezahlvorgang für den Gast zur Selbstverständlichkeit – schnell, vertraut und friktionsarm. Doch so wichtig diese Technologien sind: Sie sind nur das Fundament, nicht die eigentliche Differenzierung.

Das Wallet: Der entscheidende Schritt über Zahlungsabwicklung hinaus

Der eigentliche qualitative Sprung entsteht durch einen zusätzlichen, Smartstore-eigenen Prozess: das Wallet-Plug-in.

Dieses Wallet erweitert die Zahlungslogik um einen veranstaltungsinternen Geld- und Berechtigungsraum. Statt einzelne Zahlungen isoliert zu betrachten, werden alle monetären Bewegungen innerhalb eines Events systemisch gebündelt.

Konkret ermöglicht das Wallet:

• vollständig bargeldlose Events

• Abwicklung ohne EC- oder Kreditkarten im operativen Ablauf

• Nutzung von NFC-fähigen Geräten für Ein- und Ausgänge von Geldern

• Verknüpfung von Zahlung, Zugang, Konsum und Berechtigung

• zeitversetzte Abrechnung – am Ende oder nach der Veranstaltung

Der Gast interagiert nicht mehr mit einzelnen Zahlungsstellen, sondern mit einem konsistenten, persönlichen Guthabensystem.

Systemische Bedeutung

Damit verändert sich die Rolle von Zahlung fundamental:

• Zahlung ist kein isolierter Akt mehr, sondern Teil eines Zustands

• Konsum, Zutritt und Interaktion folgen derselben Logik

• Rückerstattungen, Auswertungen und Nachverrechnung sind strukturell vorgesehen

In Verbindung mit EventFlow, Smart Venue, SmartPWA und Flex-POS wird das Wallet zum stillen Systemkern, der alle Prozesse zusammenhält.

Ohne Wallet bleibt Tap-to-Pay effizient. Mit Wallet wird es steuerbar, analysierbar und strategisch nutzbar. Und genau dieser Unterschied entscheidet darüber, ob eine Veranstaltung technisch modern ist – oder tatsächlich auf dem höchsten Niveau betrieben wird.

9. Horizontale Skalierung und Sicherheit: Betriebssicherheit unter Extrembedingungen

Spätestens bei Großevents, Generalproben (Generalen) oder publikumswirksamen Massenveranstaltungen zeigt sich, ob ein System lediglich funktioniert oder tatsächlich betriebsfest ist. Zwei Faktoren sind dabei entscheidend: die Fähigkeit, extreme Lastspitzen souverän abzufangen, und der Schutz der Infrastruktur gegen gezielte externe Angriffe.

Horizontales Skalieren für Spitzenlasten bei Großevents

Große Veranstaltungen erzeugen keine lineare, sondern sprunghafte Lastverteilung. Typische Belastungsspitzen entstehen etwa:

• beim gleichzeitigen Ticketverkauf oder -freischaltungen

• beim Einlass innerhalb enger Zeitfenster

• bei Pausen im Catering- und Merchandising-Bereich

• bei begleitenden Marketing- oder Medienaktionen

Um solche Situationen zuverlässig zu bewältigen, setzt Smartstore auf ein dynamisch skalierbares Cloud-Betriebsmodell, das zusätzliche Kapazitäten automatisch und ohne Unterbrechung bereitstellt.

Warum horizontales Skalieren der richtige Ansatz ist

Moderne Cloud-Architekturen bevorzugen das horizontale Skalieren gegenüber klassischen vertikalen Modellen:

• Vertikales Skalieren (mehr Leistung pro Server) ist teuer, begrenzt und oft mit Downtime verbunden.

• Horizontales Skalieren verteilt die Last auf mehrere parallele Instanzen, die flexibel hinzugefügt oder entfernt werden können.

Der entscheidende Vorteil: Nach dem Abklingen der Spitzenlast werden nicht mehr benötigte Ressourcen automatisch zurückgefahren – ohne unnötige Kosten und ohne manuelle Eingriffe.

Cloud-Betrieb nach Bedarf

Smartstore unterstützt den Betrieb in Microsoft Azure, kann jedoch ebenso in jeder anderen Cloud- oder Hybrid-Infrastruktur betrieben werden, die der Veranstalter bevorzugt.

Die daraus resultierenden Vorteile sind klar:

• hohe Kosteneffizienz durch Pay-as-you-go

• maximale Flexibilität bei wechselnden Eventgrößen

• schnelle Reaktionsfähigkeit bei unerwarteten Lastspitzen

• keine Vorabinvestitionen in statische Hardware

Dieser Ansatz stellt sicher, dass auch bei extremen Zugriffszahlen Performance und Stabilität erhalten bleiben.

Großveranstaltungen und Generalen im Visier von Cyberangriffen

Mit wachsender Digitalisierung steigt auch die Angriffsfläche. Insbesondere Generalproben, Vorab-Events und Großveranstaltungen geraten zunehmend in den Fokus gezielter Cyberangriffe – sei es zur Sabotage, Datenerlangung oder Image-Schädigung.

Besonders betroffen sind dabei:

• IT-Infrastrukturen von Veranstaltungsorten mit heterogenen Netzwerken

• Organisations- und Partnerdaten, etwa Abrechnungs- oder Zugriffslogiken

• Besucherdaten, die über QR-Codes, Wallets, WLANs oder mobile Endgeräte verarbeitet werden

Sicherheitsarchitektur statt Einzelmaßnahmen

Um diesen Risiken zu begegnen, setzt Smartstore auf etablierte Sicherheitsstandards, eine klare Trennung von Systemebenen und den Betrieb auf vertrauenswürdiger Infrastruktur.

In Zusammenarbeit mit Microsoft sowie Sogeti werden Sicherheitskonzepte umgesetzt, die unter anderem folgende Aspekte abdecken:

• abgesicherte Cloud- und Netzwerkarchitekturen

• kontrollierte Zugriffs- und Berechtigungssysteme

• Schutz sensibler Besucher- und Transaktionsdaten

• Vorbereitung auf gezielte Angriffe und Lastmissbrauch

Sicherheit wird dabei nicht als Zusatzfunktion verstanden, sondern als integraler Bestandteil des Systemdesigns.

One-Stop-Shop für das Smart Venue

Gerade unter diesen Bedingungen zeigt sich der Vorteil eines zentralen, integrierten Systems. Smartstore vereint Eventlogik, Erlebnissteuerung, Zahlung, POS, Wallet, Skalierung und Sicherheit in einer einzigen Plattform.

Mit Smartstore steht Veranstaltern eine der schnellsten plattformübergreifenden Open-Source-Composable-Commerce-Lösungen im ASP.NET-Umfeld zur Verfügung – ausgelegt für Cloud-Betrieb, Spitzenlasten und sicherheitskritische Szenarien.

Das Ergebnis ist kein reines Eventsystem, sondern eine hochverfügbare, skalierbare und widerstandsfähige Betriebsinfrastruktur. Und genau diese Eigenschaften entscheiden darüber, ob Großveranstaltungen unter Idealbedingungen geplant – oder unter Realbedingungen erfolgreich betrieben werden.

Fazit: Vom Einzelwerkzeug zur offenen Veranstaltungsinfrastruktur

Die Analyse des gesamten Textes macht deutlich, dass hier kein weiteres Event-Tool, sondern ein struktureller Gegenentwurf zu klassischen, geschlossenen Eventplattformen beschrieben wird. Im Mittelpunkt steht der Übergang von punktuellen Lösungen hin zu einer betreibbaren, integrierten Veranstaltungsinfrastruktur.

EventFlow schafft als Zustands- und Prozesslogik die notwendige Ordnung und Verlässlichkeit. Smart Venue übersetzt diese Ordnung in Kontext, Erlebnis und Besucherführung. SmartPWA macht diese Logik mobil und unmittelbar nutzbar, während Flex-POS und professionelle Kassentechnologie sicherstellen, dass die Prozesse auch unter realen Bedingungen standhalten. Mit dem Wallet wird schließlich die wirtschaftliche Ebene nicht nur digitalisiert, sondern systemisch neu gedacht.

Ein zentraler, bislang impliziter Punkt wird dabei besonders relevant: All diese Komponenten sind Teil von Smartstore – und Smartstore ist ein Open-Source-System.

Diese Offenheit ist kein ideologisches Statement, sondern eine architektonische Voraussetzung für das beschriebene Modell. Nur als Open Source lassen sich:

• individuelle Veranstaltungslogiken ohne Lock-in abbilden

• Module wie EventFlow, Smart Venue, Wallet oder Flex-POS frei kombinieren und erweitern

• unterschiedliche Hardware-, Zahlungs- und Infrastrukturstrategien integrieren

• bestehende Systeme sinnvoll anbinden, statt sie zu ersetzen

Smartstore ist damit kein abgeschlossenes Produkt, sondern ein offenes Betriebssystem für Venues, Events und transaktionale Erlebnisse. Die Schlussfolgerung ist eindeutig: Events lassen sich nur dann auf höchstem Niveau betreiben, wenn Technologie nicht einschränkt, sondern strukturell mitwächst.

Wer weiterhin in abgeschlossenen Tools denkt, optimiert Details. Wer auf offene Systeme setzt, baut dauerhafte, skalierbare Veranstaltungsmodelle.

Haben Sie Fragen zu diesem Thema? Oder möchten Sie uns Ihr Feedback senden? Dann erreichen Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail an info@smartstore.com oder telefonisch von Montag bis Freitag zwischen 10 und 16 Uhr unter der Nummer +4923153350.