Smartstore Order Management System (SOMS) - Durchgängige Wertschöpfungskette für den Handel

Smartstore Order Management System (SOMS): Die Middleware für ganzheitlich integrierte E-Commerce-Prozesse

Einführung

Das Smartstore Order Management System (SOMS) ist weit mehr als ein klassisches Auftragsverwaltungstool. In unserer Rolle als Anbieter und Betreiber stellen wir SOMS als Middleware bereit, die Daten- und Prozessflüsse zwischen dem Smartstore-Shop unserer Kunden, deren ERP-Systemen sowie weiteren angebundenen Systemen zuverlässig steuert.

SOMS sorgt für eine durchgängige Wertschöpfungskette im digitalen Handel – vom Bestelleingang bis zum Fulfillment, von der Bestandsführung bis zur Buchhaltung.

Was macht SOMS als Middleware aus?

Im Kern ermöglicht SOMS eine standardisierte, automatisierte und fehlertolerante Kommunikation zwischen allen beteiligten Systemen. Dadurch werden Brüche im Prozess vermieden, Medienbrüche reduziert und Daten stets konsistent gehalten.

Zentrale Eigenschaften der Middleware

• Plattformunabhängig und integrativ: SOMS lässt sich an jeden Frontend-Vertriebskanal (z. B. Smartstore-Shop) wie auch an beliebige Backend-Systeme (ERP, Lager, Buchhaltung) anbinden.

• Cloud oder On-Premises: Kunden können SOMS als Cloud-Dienst nutzen oder vollständig in ihre eigene Infrastruktur übernehmen – mit identischem Funktionsumfang.

• Hohe Datensicherheit: In der Cloud wird SOMS unter strengen Sicherheitsstandards betrieben. On-Premises trägt der Kunde die Verantwortung selbst.

Damit fungiert SOMS als verbindendes Element, das Bestellprozesse, Inventurdaten, Zahlungsinformationen, Versand- und Retourenprozesse automatisiert zusammenführt.

Welche Vorteile bietet SOMS im Zusammenspiel von Shop, ERP und anderen Systemen?

SOMS ermöglicht eine Effizienz, die ohne Middleware niemals erreicht würde.

1. Verlässliche und kanalübergreifende Auftragsverwaltung

Alle eingehenden Bestellungen aus dem Smartstore-Shop werden automatisiert verarbeitet, dem korrekten Erfüllungsstandort zugeordnet und nahtlos in nachgelagerte Systeme übertragen. Fehler durch manuelle Eingriffe entfallen vollständig.

2. Omnichannel-Fulfillment durch Prozesslogik

SOMS bewertet auf Basis von Regeln und Metriken:

• Standortverfügbarkeit

• Logistikoptionen

• Lieferkosten

• Erfüllungsgeschwindigkeit
  und steuert daraus das optimale Fulfillment-Szenario.

3. Globales Bestandsmanagement

Alle Bestände in ERP, Shop und ggf. POS-Systemen werden über SOMS synchronisiert. Damit bleiben Bestandsanzeigen im Smartstore-Shop jederzeit korrekt – ein entscheidender Vorteil, um Fehlinformationen und Umsatzverluste zu vermeiden.

4. In-Store-Abwicklung und Click & Collect

SOMS ermöglicht zudem:

• Pick-&-Pack-Prozesse im stationären Handel

• Etikettendruck

• Versandprozesse inkl. Carrier-Integration

• Click-&-Collect-Szenarien ohne Sonderaufwand
  

5. Kundenservice und Rückabwicklung

Alle relevanten Daten zu Retouren, Reklamationen, Stornierungen und Gutschriften sind zentral verfügbar. SOMS bildet diese Prozesse systemübergreifend konsistent ab.

Wie funktioniert SOMS im operativen Betrieb?

Trotz der komplexen Integrationslogik ist die Bedienung für Händler einfach:

1. Automatischer Auftragseingang
   Nach dem Checkout im Smartstore-Shop wird ein Auftrag sofort erstellt und über SOMS an das ERP übergeben.

2. Transparente Statuslogik
   SOMS unterstützt Standardstatus wie Neu, Verarbeiten, Vollständig, Storniert sowie frei definierbare Status. Diese werden systemübergreifend synchronisiert.

3. Rechnungslogik nach Zahlungsart
   Rechnungen werden automatisch oder – falls nötig – manuell erzeugt und an den Kunden versendet. SOMS verteilt Rechnungsinformationen anschließend an die angebundenen Systeme.

4. Versandprozesse & Tracking
   Einmal erzeugt, werden Versandetikette sowie Tracking-Informationen automatisch bereitgestellt und an den Kunden übermittelt.

SOMS als Bindeglied zwischen Onlinehandel und ERP – ein Praxisbeispiel

Der Schmuckhändler Ametista nutzte Smartstore als Shop und SelectLine als ERP. Vor der SOMS-Integration gab es massive Probleme durch falsche Bestandsinformationen im Shop.

Durch SOMS wurde erreicht:

• Echtzeitsynchronisierung aller Bestände zwischen ERP und Smartstore

• Automatisches Ausblenden ausverkaufter Artikel

• Wiedereinblendung bei Wareneingang

• Automatische Rechnungserstellung im ERP bei Shop-Bestellungen

Bereits beim ersten Lauf korrigierte SOMS rund 1.000 fälschlich ausgeblendete Artikel, was direkte Umsatzsteigerungen zur Folge hatte.

Automatisierte Datenintegration durch SOMS – Mehrwert über den Handel hinaus

Neben der klassischen Shop-ERP-Integration unterstützt SOMS auch komplexe Datenverarbeitungsprozesse, z. B.:

• automatisiertes Einsammeln von Artikelinformationen aus Hersteller-APIs, Webdaten oder PDFs

• Ergänzung und Einpflegen dieser Daten in Smartstore

• Transformation von E-Mails in Angebote, Bestellvorschläge oder Newsletter

• automatisierte EDI-Konvertierung tausender PDF-Rechnungen ohne OCR

• Validierung von Eingangsrechnungen inkl. Dokumentation des gesetzlich vorgeschriebenen Prüfpfades
  

Damit übernimmt SOMS nicht nur Aufgaben im Handel, sondern auch im Bereich ETL, BPM und Datenqualität.

Fazit: Warum SOMS für moderne Smartstore-Shops unverzichtbar ist

In einer Zeit, in der Kunden kanalübergreifend und mit hoher Erwartung an Transparenz einkaufen, ist eine Middleware wie SOMS der entscheidende Erfolgsfaktor:

• Vermeidung von Fehlern und manuellem Aufwand

• Höhere Umsätze durch korrekte Bestände und schnelle Prozesse

• Durchgängige Integration vom Shop bis zur Finanzbuchhaltung

• Jederzeit erweiterbar – vom reinen Handel bis zu komplexen Datenpipelines

Kurz gesagt: Wer seinen Smartstore-Shop professionell mit ERP und anderen Systemen verbinden will, kommt an SOMS nicht vorbei.

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